RH
L'Espace RH centralise et simplifie la gestion administrative et opérationnelle complète de votre capital humain. De l'organisation structurelle des équipes à la gestion de la paie, en passant par le suivi des carrières et la gestion des absences, ce module vous offre tous les outils nécessaires pour piloter efficacement vos ressources. Il a été pensé pour vous faire gagner un temps précieux sur le traitement administratif, réduire les risques d'erreur et assurer le respect rigoureux de vos obligations légales et de conformité.
Organigramme
La section Organigramme offre une représentation visuelle et dynamique de la structure hiérarchique de votre entreprise. Elle permet de visualiser instantanément les liens de subordination, de comprendre la répartition des rôles et de structurer l'organisation des différents départements.
Vous avez la possibilité d'ajouter des collaborateurs directement dans la structure hiérarchique ou de définir le responsable RH via le menu de création dédié. Lors de l’ajout d'un nœud à l'organigramme, un formulaire de configuration détaillé s’affiche.
Renseignez les champs obligatoires avec précision :
- Manager N+1 * : Sélectionnez le supérieur hiérarchique responsable de cette branche.
- Collaborateurs N+1 * : Choisissez le ou les membres de l'équipe qui rapporteront directement à ce manager.
Une fois les liens de subordination correctement définis, cliquez sur le bouton Enregistrer pour mettre à jour instantanément la vue globale de l'organigramme.
Dossier collaborateur
La section Dossier collaborateur est le véritable socle de gestion du personnel. Elle centralise toutes les informations personnelles, professionnelles et contractuelles de vos employés. Dès l'ouverture, vous accédez à un tableau récapitulatif listant l'ensemble des membres de votre équipe.
Créer un dossier collaborateur
Lors de l'intégration d'un nouvel employé, la création d'un dossier complet est essentielle. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Nouveau collaborateur. Un assistant de création sous forme de fenêtre contextuelle s'ouvrira pour vous guider.
Commencez par renseigner les données d'identité et de contact :
- Nom et Prénom * : L'identité complète du salarié.
- Sexe * et Date de naissance : Informations démographiques de base.
- Email * et Numéro de téléphone : Coordonnées pour garantir une communication fluide.
Complétez ensuite avec les informations strictement professionnelles et contractuelles :
- Poste *, Type de contrat (CDI, CDD, etc.) et Département de rattachement.
- Date d'entrée en service : Indispensable pour le calcul de l'ancienneté et de la paie.
Une fois l'ensemble du formulaire vérifié, cliquez sur Enregistrer pour valider et officialiser la création du dossier.
Consulter un dossier
À tout moment, vous pouvez accéder à l'intégralité du dossier d'un employé. Dans la liste principale, cliquez sur l’icône Voir (représentée généralement par un œil) dans la colonne des actions. Vous accéderez ainsi à la fiche détaillée du collaborateur.
Contrat Personnel Prestataire
La section Contrat Personnel Prestataire est spécifiquement dédiée à la gestion administrative des intervenants externes avec lesquels vous collaborez (consultants, freelances, régies). Elle garantit un suivi distinct et adapté par rapport aux employés internes.
La vue principale affiche un tableau exhaustif de vos contrats prestataires en cours ou passés. Cette liste vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur le volume de sous-traitance et de vérifier les statuts de validation de chaque dossier.
Pour formaliser une nouvelle collaboration externe, cliquez sur le bouton de création prévu à cet effet.
Renseignez minutieusement les champs requis, incluant les informations d'identification du prestataire, la nature de la prestation, ainsi que les termes contractuels et les dates d'engagement. Validez finalement en cliquant sur Enregistrer.
Absences
La section Absences fluidifie le traitement des demandes de congés payés, maladies, ou tout autre type d'absence. Elle permet aux managers et aux équipes RH d'avoir une vision claire des disponibilités prévisionnelles du personnel.
Suivi des demandes
L'onglet principal met en évidence les statistiques d'absence et la file d'attente des demandes en cours. Vous pouvez rapidement identifier le statut de chaque requête (En attente de validation, Approuvée, Rejetée) pour agir en conséquence.
L'onglet Historiques constitue une archive précieuse. Il permet de retrouver l'intégralité des absences passées. Des filtres avancés (par personnel, par année, par motif) vous aident à générer des rapports de présence très précis.
Fiches de paie
La section Fiches de paie automatise et encadre le processus mensuel de rémunération. Elle assure l'édition correcte des bulletins de salaire en tenant compte de tous les éléments variables.
Créer une fiche de paie
Pour procéder à l'édition d'un nouveau bulletin de paie, cliquez sur le bouton Créer une fiche de paie. Le processus est guidé pas-à-pas et scindé en plusieurs blocs logiques pour éviter tout oubli.
Dans la partie Revenus, vous allez configurer les éléments positifs de la rémunération :
- Le salaire de base contractuel.
- Les diverses indemnités (transport, repas) et les primes (performance, ancienneté).
Dans la partie Charges employeur, renseignez avec précision les différentes cotisations et taxes supportées par l'entreprise, conformément à la réglementation fiscale et sociale en vigueur.
Une fois que vous avez complété et vérifié la balance de tous les éléments (brut, retenues, charges patronales), enregistrez la fiche de paie pour la générer définitivement.
Livre de paie
La section Livre de paie est un outil de contrôle et de reporting essentiel pour la direction financière et les RH. Elle vous permet de visualiser, d'analyser et d'exporter un récapitulatif consolidé des salaires sur une période donnée (mensuelle, trimestrielle ou annuelle).
Depuis ce tableau de bord, vous pouvez consulter la ventilation détaillée des paiements (base, primes, retenues, net à payer) de chaque collaborateur de manière groupée. Utilisez les menus déroulants et les filtres (par mois, année, ou par collaborateur spécifique) pour isoler les données nécessaires, par exemple lors d'un audit ou d'une déclaration fiscale.
Fichiers CNSS
L'onglet Fichiers CNSS (Caisse Nationale de Sécurité Sociale) simplifie vos obligations déclaratives. Cette section vous permet de consulter l'historique des déclarations sociales et d'exporter les données formatées selon les standards de la sécurité sociale.
Notes de service
La section Notes de service est le canal de communication formel et officiel de l'entreprise. Elle permet à la direction ou aux RH de diffuser des mémos, des règlements intérieurs ou des annonces importantes à l'ensemble du personnel.
Pour rédiger et publier une communication :
- Cliquez sur le bouton Nouvelle note de service.
- Renseignez le Sujet * pour indiquer clairement l'objet de l'annonce.
- Précisez la Date de rédaction * et associez le Fichier PDF ou Word contenant le corps du message.
Finalisez l'opération en cliquant sur Enregistrer afin de rendre la note accessible selon les droits définis.
Affaires
La section Affaires permet d'organiser et de tracer le suivi des événements spécifiques ou des dossiers disciplinaires/contentieux internes liés à la vie des employés.
Pour initier le suivi d'un nouveau dossier :
- Cliquez sur le bouton Nouvelle affaire.
- Sélectionnez le Projet * ou la nature de l'affaire concernée.
- Attribuez un Numéro * de référence pour faciliter son suivi d'archivage.
Validez la création de ce dossier en cliquant sur Enregistrer.