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Contrats

Le module Contrats constitue le coffre-fort numérique de votre entreprise. Il est conçu pour vous permettre de centraliser, de sécuriser, et d'assurer le suivi rigoureux de l'ensemble de vos engagements contractuels, qu'ils concernent vos clients, vos fournisseurs, vos polices d'assurances ou vos divers baux. Grâce à cet espace, vous conservez une traçabilité totale sur vos documents légaux et anticipez efficacement les échéances.


Contrat client​

Le tableau de bord dédié aux contrats clients vous offre une vision globale et claire des accords commerciaux en cours. Cette interface centralise l'historique de vos relations contractuelles. La liste détaillée, couplée aux filtres de recherche, vous permet de retrouver instantanément n'importe quel contrat et de vérifier son statut de validité.



Créer un contrat client​

La création d'une nouvelle fiche contrat est une étape cruciale pour regrouper toutes les données essentielles et le document numérisé. Pour initier cette procédure, cliquez sur le bouton de création situé en haut de l'interface.



Le formulaire de création apparaît. Renseignez attentivement les champs suivants (les éléments marqués d'un * sont obligatoires) :

  • Type * : Spécifiez la nature exacte du contrat client.
  • Client * : Sélectionnez le client concerné dans votre base de données.
  • Fichier du contrat * : Importez le document PDF final et signé.
  • Lieu de stockage * : Indiquez l'emplacement physique ou le répertoire de classement où est conservée la copie originale.

Une fois toutes les informations vérifiées, cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider la saisie et intégrer le contrat à votre registre.


Contrat prestataire​

Le suivi de vos engagements auprès de vos fournisseurs et sous-traitants bénéficie de la même rigueur et de la même simplicité de gestion que les contrats clients. Cette section garantit une bonne gouvernance de vos achats et prestations externes.



Ajouter un contrat prestataire​

Le principe de création est standardisé et identique à celui des clients afin de faciliter la prise en main. Ouvrez la modale d'ajout et renseignez les informations relatives à votre prestataire :

  • Type * : Indiquez le type de prestation ou de fourniture.
  • Fournisseur * : Sélectionnez le prestataire concerné.
  • Fichier du contrat * : Téléversez la convention de prestation signée.
  • Lieu de stockage * : Précisez l'endroit où le document original est archivé.


Validez l'opération en cliquant sur le bouton Enregistrer.


Contrats assurance​

Ne laissez plus vos échéances d'assurance au hasard ni vos couvertures expirer involontairement. Cette section spécialisée vous permet de recenser toutes vos polices d'assurance (responsabilité civile, multirisque, flotte automobile, etc.) et de suivre leur période de validité de manière proactive.



Ajouter une assurance​

Pour enregistrer une nouvelle police d'assurance, remplissez le formulaire dédié en renseignant de manière exhaustive les détails du contrat :

  • Assureur * : Sélectionnez la compagnie d'assurance ou le courtier.
  • Nature : Spécifiez le type de couverture (ex: Santé, Locaux, RC Pro).
  • Référence * : Saisissez le numéro de police officiel.
  • Date de début et Date de fin : Ces dates sont cruciales pour générer des alertes de renouvellement.
  • Fichier du contrat * : Joignez l'attestation ou le contrat PDF.
  • Lieu de stockage * : Indiquez où se trouve la version papier certifiée.


Cliquez sur Enregistrer pour consolider cette information.


Contrat bail​

Pilotez avec précision l'ensemble de vos engagements locatifs. Qu'il s'agisse de locaux commerciaux, de bureaux administratifs ou même de véhicules en leasing, cette interface vous permet d'avoir une vue consolidée de vos baux et d'en maîtriser les termes.



Ajouter un bail​

Enregistrez vos nouveaux contrats de location en suivant la même logique de centralisation :

  • Sélectionnez le Bailleur * (le propriétaire ou l'agence immobilière).
  • Importez le Fichier du contrat * (incluant les annexes et états des lieux si nécessaire).
  • Définissez le Lieu de stockage * pour pouvoir retrouver le document original en cas de litige.


Validez définitivement en cliquant sur Enregistrer.