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Facturation

Le module Facturation centralise la gestion de vos flux financiers entrants et sortants. Il vous permet de suivre vos factures fournisseurs, vos factures de prestataires/sous-traitants et de gérer l'ensemble des règlements.


Interface et Navigation​

L'interface principale se divise en plusieurs onglets accessibles depuis le panneau de gauche :

  • Factures fournisseurs : pour enregistrer et valider les achats et dépenses de l'entreprise.
  • Factures prestataires (et sous-traitants) : pour le suivi des prestations externes liées ou non aux projets.
  • Règlements : pour suivre et enregistrer le paiement des factures.


Factures Fournisseurs​

Dans l'onglet Factures fournisseurs, vous retrouvez la liste de toutes les factures reçues. La liste indique le numéro, le montant, l'état (Brouillon, À valider, Validée, Payée) et propose différentes actions.



Enregistrer une facture fournisseur​

Pour saisir une nouvelle facture, cliquez sur le bouton de création. La fenêtre Création de facture fournisseur s'affiche. Vous devez renseigner (les champs marqués par * sont obligatoires) :

  • Numéro * : le numéro figurant sur le document du fournisseur.
  • Projet : optionnel, pour lier la dépense à une affaire.
  • Fournisseur * : sélectionnez le partenaire dans la liste.
  • Bon de commande : pour rapprocher la facture d'une commande existante.
  • Date de réception * : la date à laquelle la facture a été reçue.
  • Date d'échéance * : date limite de paiement.
  • Observation : champ texte libre pour des annotations.
  • Pièce jointe * : importez impérativement le document scanné ou PDF original.


Envoyer pour validation​

Une fois la facture enregistrée en brouillon, vous devez la soumettre pour approbation. Utilisez le bouton d'envoi. Une fenêtre d'avertissement Envoi s'ouvrira, précisant que Cette action est irréversible. Cliquez sur Oui pour transmettre la facture au valideur.



Factures Prestataires et Sous-traitants​

L'onglet Factures prestataires fonctionne sur un modèle similaire, mais cible exclusivement les paiements liés à des prestations de service.



Enregistrer une facture prestataire​

Cliquez sur créer pour saisir la facture. La modale de Création de facture prestataire est adaptée :

  • Numéro * de la facture.
  • Prestataire * : sélection de l'intervenant.
  • Contrat * : le contrat cadre ou spécifique lié à cette prestation.
  • Date de réception * et Date d'échéance *.


Validation et Suivi​

Le processus d'envoi pour validation est identique. Assurez-vous d'avoir rattaché le bon contrat et les bons livrables avant de cliquer sur Envoyer (action irréversible).



Gestion des Règlements​

L'onglet Règlements (clients ou fournisseurs) regroupe toutes les transactions financières ayant permis de solder vos factures.



Enregistrer un règlement​

Pour saisir un paiement émis ou reçu, accédez à la facture correspondante et utilisez l'action de règlement. La fenêtre d'édition d'un règlement vous demandera :

  • Date * du paiement.
  • N° de facture * concernée.
  • Montant * réglé.
  • Mode de paiement * (Virement, chèque, espèces...).
  • Fichier justificatif (avis de virement, décharge...).


Une fois enregistré, le règlement s'affiche dans la liste et met automatiquement à jour le statut (ex: Payée) de la facture liée.