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Appel d'Offre

La section Appels d’offres (AO) est l'espace de pilotage stratégique de votre développement commercial. Elle vous permet de gérer de bout en bout l’ensemble du cycle de vie de vos affaires, depuis la détection de l'opportunité jusqu’à sa soumission finale, son archivage ou son transfert en phase de production. Grâce à cette interface, vous centralisez les documents, attribuez les ressources et assurez un suivi méthodique pour maximiser vos chances de succès.



Vue d’ensemble et outils de navigation​

Le tableau de bord des appels d'offres offre une visibilité immédiate sur votre pipeline commercial.



Depuis cette interface, vous disposez d’une barre d'outils analytiques vous permettant :

  • D’alterner entre une vue liste (pour le traitement en masse) et une vue Kanban/grille (pour une visualisation ergonomique par étapes).
  • D’exporter vos données pour des reportings externes.
  • De rechercher un dossier précis via la barre de saisie.

Pour affiner votre analyse, un système de filtrage multicritères est disponible :

  • Filtre par période : segmentez les affaires en cours (Aujourd'hui, 30 derniers jours, etc.).
  • Filtre par client : isolez les appels d'offres d'un compte clé.
  • Filtre par priorité : identifiez les dossiers stratégiques (Basse, Moyenne, Élevée).
  • Filtre par statut : suivez les taux de conversion (Perdu, Gagné, Archivé).

Ces outils garantissent une navigation fluide et vous permettent de retrouver instantanément les opportunités correspondant à votre contexte.

Création d’un appel d’offres (vue grille)​

En vue grille, la première colonne est toujours dédiée à l'initialisation de nouveaux dossiers.



  • Cliquez sur le bouton « + », situé sur la carte Nouvel AO, pour initier la création d'un dossier.
  • Le formulaire d'ouverture s’affiche directement et requiert les informations préliminaires suivantes :
    • Le Nom de l’appel d’offres.
    • Le Type de projet et la Nature de l’appel d’offres.
    • Le Client (si le client est nouveau, vous pouvez le créer à la volée via le bouton « + »).
    • Le Montant estimé du marché, essentiel pour vos prévisions financières.
    • La Date de clôture, qui conditionnera vos alertes de soumission.

Validez avec « Ajouter » pour enregistrer la fiche, ou sur « Modifier » pour l'ouvrir immédiatement en mode édition.

Accès et gestion d'un appel d'offres​

Chaque dossier est matérialisé par une carte synthétique affichant les indicateurs clés : nom, client, niveau de priorité, temps écoulé depuis l'ouverture et montant budgété.



Un clic sur la carte vous donne accès à la console de gestion détaillée de l'appel d'offres. Le processus d'élaboration est structuré en plusieurs phases méthodiques :

  • Informations générales et Documents transversaux.
  • Décision AO et Rétroplanning.
  • Identification des partenaires et des experts.
  • Montage de l'offre technique et financière.
  • Bouclage, Décision client et Contrat.
  • Réunion de transfert et Attestation de bonne fin.

Informations générales​

La section Informations générales centralise les métadonnées de l'opportunité. C'est la fiche d'identité de votre affaire.



Depuis cette interface, vous pouvez auditer et ajuster les éléments descriptifs :



  • Client *
  • Titre du marché *
  • Type d'appel d'offre *
  • Budget de l'AO *
  • Nature de l'AO *
  • Mode de paiement
  • Date limite *

Afin de favoriser le travail collaboratif, vous pouvez assigner des membres de votre équipe au dossier via l'option Associer un collègue ou inviter un Nouveau collègue.

Documents​

Cette section fonctionne comme un espace documentaire dématérialisé. Elle regroupe et sécurise l'intégralité des fichiers administratifs, techniques et commerciaux liés au dossier.



Décision AO​

L'onglet Décision AO est l'étape d'analyse stratégique (Go / No-Go). Vous y consignez les critères de qualification du marché.




En cliquant sur Modifier, vous accédez au formulaire de qualification pour renseigner :



  • Autorité contractante * : L'entité émettrice de l'appel.
  • Caractéristique de la mission * : Le périmètre d'intervention.
  • Durée de la mission * : Le temps d'exécution estimé.
  • Critères de sélection * : Les exigences clés pour remporter le marché.

Une fois ces données validées, vous avez la possibilité de générer un document de synthèse pour prévisualisation, téléchargement, ou de soumettre le dossier complet pour validation hiérarchique.

Rétroplanning​

La section Rétroplanning est votre outil de pilotage opérationnel. Elle garantit le respect des délais de soumission en jalonnant la phase de réponse.



Pour structurer votre calendrier de production, cliquez sur Créer un rétro planning et définissez les jalons :



  • Tâche * : L'action à mener (ex: Rédaction méthodologie, chiffrage).
  • Responsable * : Le collaborateur en charge.
  • Date de début * et Date de fin * : La fenêtre temporelle d'exécution.


Identification des partenaires​

Pour les marchés nécessitant un groupement (cotraitance, sous-traitance), cette section permet de cartographier et de qualifier les entités partenaires impliquées dans la réponse.



Accédez au répertoire des partenaires pour en associer un au dossier :



Si le partenaire n'est pas répertorié, utilisez la fonction de création :



Renseignez de manière exhaustive ses coordonnées institutionnelles (le Nom du partenaire *, son Email * de contact officiel, et son adresse légale).





Une fois le consortium finalisé, vous pouvez entériner cette liste :



Identification des experts​

La section Identification des experts s'assure que vous disposez des compétences requises (Key Experts) pour répondre aux exigences du cahier des charges.



Débutez par la définition des postes à pourvoir en cliquant sur Ajouter des profils de l'AO :




Précisez le Profil recherché * (ex: Chef de projet senior, Architecte cloud). Vous pouvez enrichir la nomenclature avec de nouveaux titres si besoin :



Ensuite, sourcez les profils adéquats directement depuis votre base de CV interne :




Le système vous permet de consulter les fiches détaillées des experts sélectionnés et d'ajuster leur affectation si nécessaire :




Montage de l’offre technique​

La section Montage de l’offre technique est dédiée à la consolidation du mémoire méthodologique et des livrables techniques.



Cliquez sur Ajouter un fichier pour téléverser vos documents. Veillez à bien qualifier la nature du document via le menu déroulant Type de fichier * pour un archivage conforme.



Montage de l’offre financière​

Construite sur le même modèle que l'offre technique, cette section sécurise le traitement de vos propositions tarifaires (BPU, DQE, devis).



Utilisez le bouton Ajouter un fichier pour inclure vos bordereaux de prix validés par la direction financière.



Bouclage de l’appel d’offres​

L'étape de Bouclage AO est la revue de conformité finale. Elle précède immédiatement la soumission officielle.



Cette vue synthétique vous permet de réaliser une ultime vérification des pièces jointes et d'intégrer d'éventuels additifs administratifs avant de verrouiller la proposition.



Décision client​

Une fois le résultat notifié par le donneur d'ordre, la section Décision Client permet de clôturer le dossier sur le plan commercial.



Vous devez y téléverser les justificatifs légaux (procès-verbal d'ouverture, récépissé de dépôt ou lettre de notification), avant de statuer définitivement sur l'affaire (Boutons Marqué comme gagné ou Marqué comme perdu).

Contrat​

En cas de succès, la section Contrat devient active. Elle permet d'archiver la version finale et signée du marché.





Ce dépôt contractuel servira de document de référence pour les équipes de production et de facturation.



Réunion de transfert​

La Réunion de transfert marque la transition officielle entre l'équipe commerciale (Avant-vente) et l'équipe de production (Delivery).



Vous pouvez y planifier formellement la session de passage de relais :



Assurez-vous de consigner et de joindre le Procès-Verbal (PV) de transfert validant la bonne compréhension des enjeux par les opérationnels :




Ajoutez également tout fichier de support (présentations, notes de cadrage) utile à la production :



Finalisez le processus en utilisant le bouton d'action Transférer.



Attestation de bonne fin​

À l'issue de la prestation, centralisez le certificat de réception finale ou l'Attestation de bonne fin émise par le client. Ce document est capital pour vos futures références commerciales.





Gestion avancée et Historique​

La barre d'outils supérieure rassemble les fonctionnalités de supervision transversale et de transition de statut.



Pour les appels d'offres victorieux, le bouton Créer le projet permet de basculer automatiquement les données dans le module de Gestion de Projet de l'application.



Les transitions entre les différentes étapes de l'AO sont sécurisées par un système de confirmation, garantissant l'intégrité du processus de validation :




Historique des actions​

L'audit trail ou Historique recense chronologiquement toutes les interactions, modifications et validations effectuées sur le dossier par les différents collaborateurs.